Что такое TOS

TOS (Terminal Operating System) — система управления терминалом. Так называют программу, которая ведёт все операции с контейнерами на площадке: приём с автомобиля и вагона, размещение в штабеле, перестановки, осмотр и ремонт, выдачу, начисление за хранение. У каждого контейнера в ней есть карточка с номером, типом, владельцем, текущим адресом и полной историей движения.

Первыми такие системы появились в морских портах. Сегодня TOS работают и на тыловых терминалах, и в депо порожних контейнеров, и на площадках при железнодорожных станциях. Задача везде одна: в любой момент знать, где стоит контейнер, в каком он состоянии и кто за него платит.

Что делает TOS на терминале

Набор функций зависит от площадки, но основные задачи у любой TOS похожи.

Ведёт учёт контейнеров

Основа системы — реестр контейнеров. Номер записывается по ISO 6346: три буквы кода владельца, буква категории (у грузовых контейнеров это U), шесть цифр серийного номера и контрольная цифра. Хорошая TOS проверяет контрольную цифру при вводе и не даёт завести контейнер с опечаткой. Как устроен номер и как посчитать контрольную цифру вручную, показывает наша проверка номера контейнера.

Кроме номера, система хранит тип и размер по коду ISO (22G1 — двадцатифутовый контейнер общего назначения, 45G1 — сорокафутовый high cube), владельца или линию, статус «порожний» или «гружёный», дату приёма и все операции.

Знает, где стоит каждый контейнер

Площадка в TOS разбита на адреса: блок, ряд, секция, ярус. При приёме система фиксирует место, при выдаче показывает, где стоит контейнер и сколько других придётся переставить, чтобы его достать. Каждая лишняя перестановка — это работа крана или ричстакера, время водителя в очереди и риск повредить соседний контейнер.

Оформляет приём и выдачу

На въезде и выезде фиксируют номер контейнера, машину или вагон, пломбу и состояние. Результат — акт приёма-передачи (в международной практике его называют EIR, Equipment Interchange Receipt). Если повреждение не записали при приёме, потом трудно доказать, что оно появилось не на терминале. Поэтому к акту в TOS прикладывают фотографии.

Работает с железной дорогой

Терминалу с собственными путями нужен учёт вагонов: какие пришли, какие контейнеры стоят на каких платформах, что выгружено, что готово к уборке. Сведения о вагонах и накладных уже есть в ЭТРАН, поэтому их загружают в TOS, а не перепечатывают.

Раздаёт задания и принимает отметки

Крановщик, стропальщик и осмотрщик получают задания в системе, обычно на телефоне или планшете. Отметка о выполнении сразу меняет данные: контейнер переехал, осмотр закрыт, вагон выгружен. Диспетчер видит очередь работ на экране, а не собирает её по рации.

Считает деньги за хранение и услуги

У каждого клиента свои условия: бесплатный период хранения (free time), суточная ставка после него, цена лифта, осмотра, ремонта. TOS считает начисления по фактическим датам и операциям и формирует счета и акты. Когда деньги считают вручную в таблице, они теряются на мелочах: забытые сутки хранения, неучтённые перестановки, спорные даты приёма.

Обменивается данными

Линиям нужны события по их контейнерам, обычно в формате EDI CODECO (сообщения о въезде и выезде). Бухгалтерии нужны счета в 1С. Клиентам нужен доступ к своим контейнерам без звонков диспетчеру. TOS передаёт эти данные сама, без ручного ввода.

Чем TOS отличается от WMS, ERP и 1С

Вопрос возникает почти всегда: «У нас есть 1С, может, доработать её?» или «Возьмём складскую систему, склад ведь». Разница в том, что каждая система считает главным объектом.

Почему не хватает 1С

1С хорошо ведёт бухгалтерию, и терминалу не нужно от неё отказываться. Но в учётной программе нет плана площадки, ярусов и перестановок, а хранение с free time по каждому клиенту приходится считать в отдельной таблице. Доработать 1С под контейнерный учёт можно, но это собственная разработка, которую потом придётся поддерживать. Обычная схема другая: операции ведутся в TOS, бухгалтерия остаётся в 1С, счета и акты передаются между ними автоматически.

Почему не WMS

Складская система рассчитана на штучный товар в ячейках: она отбирает заказы и считает остатки по артикулам. Контейнер не лежит на полке. Он стоит в штабеле, его достают краном, у него есть линия-владелец, бесплатный период и история повреждений. Приспособить WMS под это можно, но большая часть её логики окажется лишней, а нужной в ней не будет. Если на площадке есть и склад для грузов, WMS и TOS могут работать рядом, но контейнер как объект должна вести одна система.

Из каких модулей состоит TOS

TOS обычно делится на модули, и не каждой площадке нужны все. Типовой набор для тылового терминала и депо:

• Учёт и план площадки. Реестр контейнеров, адреса, стоки линий, журнал операций. Без него остальное не работает.
• Приём и выдача. Въезд и выезд машин, осмотр на воротах, акт приёма-передачи, выдача порожних по букингу или релизу.
• Железная дорога. Вагоны, платформы, контейнерные поезда, подача и уборка, загрузка документов из ЭТРАН.
• Ремонт и осмотр. Акты повреждений с фото, сметы ремонта, согласование с владельцем контейнера.
• Грузовые операции. Затарка и растарка, если площадка работает и с грузом.
• Задания бригадам. Очередь работ, назначение, отметки о выполнении.
• Тарифы и документы. Ставки, free time, счета и акты, выгрузка в бухгалтерию.
• Клиентский портал. Клиент сам видит свои контейнеры, документы и счета.
• Обмен данными. EDI с линиями, API, связь с учётными системами.

В морских портах к этому добавляется планирование судовых операций. Тыловому терминалу и депо такой модуль обычно не нужен, и платить за него незачем.

Когда площадке нужна TOS

Небольшое депо с одним клиентом и парой десятков контейнеров справится и с таблицей. Потребность в системе зависит скорее от сложности работы, чем от размера. Типичные признаки:

• Контейнер ищут по рации и обходом, а выдача задерживается из-за лишних перестановок.
• Клиентов несколько, у каждого свои ставки и free time, и счёт за хранение каждый месяц собирают вручную.
• Линии просят отчёты по стокам или EDI-сообщения, а их готовят в Excel.
• Спорят о повреждениях: акт при приёме заполнен от руки, фото лежат в телефоне сотрудника.
• Есть железная дорога, и данные о вагонах и накладных переписывают из одной системы в другую.
• Всю картину площадки держит в голове один человек, и в его отпуск работа встаёт.

Если совпали два-три пункта, таблица, скорее всего, обходится дороже, чем кажется. Деньги уходят на недовыставленное хранение и лишние перестановки, просто их никто не считает.

Как выбрать систему: чек-лист

Выбирать стоит под свои процессы, а не по длине списка функций. Выберите тип площадки и отметьте, что умеет система, которую вы рассматриваете. Критичные для вашей площадки пункты весят вдвое больше. Внизу соберётся список вопросов для демо.

Чек-лист не заменяет демо. Попросите показать систему на ваших данных: с вашими клиентами, ставками и схемой площадки. На демо-стенде с идеальными данными любая система выглядит хорошо.

Что спросить на демо

1. Сколько занимает запуск и кто переносит текущие остатки контейнеров?
2. Кто обучает сотрудников и входит ли обучение в цену?
3. Как считается хранение, если у клиента free time и скидка? Попросите посчитать реальный пример.
4. Кто и с какого устройства отмечает операцию на площадке?
5. Как данные уходят в бухгалтерию и линиям и что для этого нужно настроить?
6. Где хранятся данные, как часто делаются резервные копии и как забрать данные, если вы решите уйти?
7. Кто отвечает на вопросы после запуска?

Облако или свой сервер, и сколько это стоит

TOS разворачивают двумя способами. В облаке система работает на серверах поставщика: своё оборудование и администратор не нужны, обновления приходят сами, работать можно из любого места с интернетом. На своём сервере данные физически остаются у вас, но обслуживать сервер, делать резервные копии и ставить обновления придётся самим или по отдельному договору.

Платят за систему обычно одним из двух способов: разовая лицензия плюс поддержка или подписка. Сравнивая предложения, считайте полную стоимость за два-три года: внедрение, обучение, доработки, поддержку и сервер, если он свой. И проверьте, как поставщик выполняет требования 152-ФЗ: в TOS хранятся данные водителей и сотрудников.